5 règles d’or d’une permanence téléphonique efficace
La qualité de la permanence téléphonique d’une entreprise reflète son sérieux. Derrière ce service tant utilisé de nos jours se cachent des enjeux stratégiques et économiques. Les personnes chargées de cette tâche doivent alors être qualifiées. Il est impératif qu’ils connaissent toutes les bonnes pratiques pour l’assurer. Découvrez dans cet article les 5 règles d’or d’une permanence téléphonique efficace.
1ère règle : un décroché rapide et un bon accueil téléphonique
Le premier contact entre une entreprise et ses potentiels clients se fait souvent par téléphone. C’est pour cette raison qu’il doit laisser une bonne première impression. Un service de permanence téléphonique d’une entreprise efficace s’assurera de décrocher rapidement vos appels et d’offrir le meilleur accueil possible à vos clients. En effet, si le téléopérateur n’assure pas dès ce stade, cela pourra nuire à votre société. Vous pourrez perdre des clients. Ce qui impactera vos chiffres d’affaires !
Un décroché rapide va montrer la réactivité de votre entreprise. Si au contraire, vous mettez du temps à répondre ou que les appels n’aboutissent pas, cela donnera une piètre image de votre société.
À travers le téléphone, la clientèle pourra juger de votre professionnalisme. En arrivant à vous joindre rapidement et en recevant un agréable accueil, elle sera rassurée. Cette étape est donc à ne surtout pas rater pour une permanence téléphonique de qualité.
2ème règle : une disponibilité permanente
Pour une entreprise, la disponibilité est primordiale afin de rester compétitive. Un appel peut signifier une augmentation de ses revenus. Une bonne permanence téléphonique se doit alors d’être TOUJOURS DISPONIBLE. Elle doit traiter tous les appels entrants à des jours et horaires définis. Parfois même 7 jours sur 7 et 24 heures sur 24.
Ce service s’engage à fournir aux clients une disponibilité qui peut la différencier de sa concurrence. Cette responsabilité est confiée à des personnes spécialisées et formées dans ce domaine. Elles doivent être capable de jongler avec les réceptions d’appels, les transferts, la gestion des agendas, les messageries vocales…
3ème règle : une bonne élocution, de la courtoisie et un ton juste
Logiquement, quand on assure l’accueil téléphonique d’une entreprise on doit savoir s’exprimer correctement et choisir les mots appropriés. Pour qu’une permanence téléphonique soit efficace, ses téléopérateurs doivent donc être compréhensibles pour les appelants, courtois, et doivent adopter un ton juste.
Ils doivent savoir manier les formules de politesse du décroché jusqu’à la fin de la conversation. Tout en articulant bien chaque mot, sans pour autant être lent ou trop rapide. Sans oublier de bien soigner le ton à adopté. Ce dernier doit être cordial, jovial et positif, mais sans excès. Tout doit paraître naturel.
Une bonne élocution donnera à votre entreprise plus de crédibilité. Imaginez des téléopérateurs qui parlent avec hésitation et incompréhensiblement, les appelants ne seront pas du tout convaincus du sérieux de votre société.
4ème règle : une bonne écoute de l’appelant et de la réactivité
La faculté d’écoute est un point important pour pouvoir répondre au mieux aux besoins de l’appelant. Une permanence téléphonique pratique doit alors disposer de personnes capables d’accorder toute leur attention à leur interlocuteur.
Des téléopérateurs ayant réellement une bonne faculté d’écoute pourront ainsi répondre clairement et précisément aux appelants. Savoir écouter c’est faire preuve d’empathie. Cela donnera l’impression à vos clients qu’ils sont compris, entendu, mais surtout valorisé. Ce qui ne peut être que bénéfique pour l’image de votre entreprise.
5ème règle : un bon sens du service
Assurer la permanence téléphonique d’une entreprise, c’est être constamment en relation avec différents types de personnes (clients, prospects, fournisseurs…). Cela demande donc une faculté d’adaptation et un grand sens du service. Les personnes chargées de la permanence téléphonique de votre entreprise doivent être en mesure de répondre aux questions de chaque appelant ou de leur apporter des solutions.
Pour que ce service soit efficace, les téléopérateurs doivent mettre en œuvre un maximum de bonne volonté en un minimum de temps. Ce qui peut parfois être un vrai défi. C’est pourquoi il faut faire à appel à des professionnels en permanence téléphonique entreprise. Étant spécialisés dans ce domaine, ils sauront réagir face à toutes les situations.
