Le télésecrétariat : la meilleure solution pour les tâches chronophages
L’externalisation des tâches chronophages a pris de plus en plus de place au sein d’un grand nombre d’entreprises. Ces dernières ont pris conscience des avantages procurés par cette solution. D’après celles qui ont déjà fait l’expérience, cette solution permet de gagner du temps, mais aussi de faire des économies. En se déchargeant de ces tâches, elles pourront se concentrer beaucoup plus sur leurs objectifs et leurs projets. À travers ce billet, vous aurez la chance de mieux comprendre la finalité du télésecrétariat.
Les fondements de la solution du télésecrétariat
Le télésecrétariat consiste en l’externalisation des travaux principaux relatifs au secteur du secrétariat d’une société en particulier en fonction du secteur d’activité dans lequel elle opère. Souvent, les donneurs d’ordres optent pour le service de télésecrétariat proposé par les centres d’appels.
Ce choix s’explique essentiellement par les équipes de télésecrétaires qui l’ont choisi comme métier. Les agents disposent souvent des compétences élevées dans le domaine. Ils ont aussi été formés pour répondre à toutes les exigences du métier. Ils ont été formés pour effectuer des tâches administratives, mais aussi d’assurer la gestion de la permanence téléphonique.
En plus de ces missions, les prestataires proposent souvent des services flexibles. Les prestations sont modulables en fonction des exigences des clients. Les donneurs d’ordres pourront choisir le volume de travail selon ses besoins. Ce qui arrange réellement les choses puisqu’il sera facile pour eux de contrôler les dépenses.
Quelles prestations administratives pour les entreprises ?
Pour rappel, le service de télésecrétariat est en mesure de s’occuper des tâches administratives. Bien que l’entreprise dispose déjà d’un secrétaire interne, adopter cette solution permettra d’alléger leur charge de travail et d’étendre les plages horaires du standard téléphonique.
Parmi les nombreuses tâches administratives que propose un service de télésecrétariat, l’on peut citer :
La gestion d’agenda et de rendez-vous
En ce qui concerne la permanence téléphonique, les secrétaires ont les compétences nécessaires pour assurer la gestion des rendez-vous dans l’agenda des entreprises. Ces dernières n’auront plus à se préoccuper de l’organisation des rendez-vous ni même de la prise de message au téléphone.
L’organisation de dossiers et la saisie de données
Selon le cas, les entreprises disposent actuellement de bases de données où il est possible d’insérer différentes informations. Justement, afin qu’elles se déchargent de ces tâches, il est conseillé de les confier aux télésecrétaires.
En plus de ces éléments, il faut savoir que l’expertise d’un télésecrétaire s’étend et que la plupart sont actuellement polyvalents. Ce qui fait que les prestations peuvent être variées sur le plan administratif et commercial.
Dans ce contexte, les missions qu’il est possible de confier peuvent en effet inclure la gestion des relations clients et fournisseurs, la mise en page de documents, les relances des devis et factures, l’assistance rédactionnelle de courriers administratifs, le suivi de tableaux comme ceux des ventes ou de la trésorerie…
La retranscription audio
En règle générale, la transparence doit régner entre collaborateurs. Dans ce cas, il est indispensable de faciliter la transmission des idées et des informations. Cela pourra notamment faciliter la prise de décision, mais permettra aussi d’obtenir un gain de temps conséquent. D’où l’avantage de confier la réalisation des comptes-rendus pour faire la synthèse des sujets abordés durant les réunions. De ce fait, la rédaction des comptes-rendus, des devis et des factures est incluse dans le domaine d’activité du service de télésecrétariat.
En plus de ces prestations, les télésecrétaires pourront également se charger d’autres tâches dans différents secteurs tels que l’immobilier, la construction, le juridique, le médical ou le paramédical, l’industrie pharmaceutique… Opter pour le télésecrétariat reste donc une excellente solution pour profiter d’une qualité de service élevée. Il suffit tout simplement de bien choisir l’agence qui saura répondre au mieux à ses besoins.
